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Comment visualiser mes événements et tâches Planzone dans mon calendrier Outlook/Google/iCalendar

Vous pouvez maintenant mettre en place un "lien calendrier", qui permettra à votre application de calendrier favorite (Outlook, Google Agenda, iCalendar...) de récupérer les événements ou les tâches Planzone.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible si votre logiciel gère le standard "iCal" (ou ".ics"); c'est le cas des logiciels les plus répandus gérant des calendriers.

 

Informations importantes

- L'export va permettre de voir vos tâches Planzone dans votre logiciel d'agenda et ces tâches seront mises à jour régulièrement si vous vous abonnez.
Cependant, vous ne pourrez voir les tâches créées dans votre application d'agenda dans Planzone. La synchronisation se fera uniquement de Planzone vers votre logiciel. 

Création des liens calendrier

Pour utiliser cette fonctionnalité, cliquer sur le lien "Export calendrier", depuis la page "Calendrier" de Planzone.

Un menu s'affiche, il liste les liens déjà créés (s'il y en a).

En cliquant sur "Créer un nouveau lien", vous allez pouvoir choisir les paramètres concernant les éléments exportés.

Par exemple, vous pouvez choisir d'exporter uniquement les éléments d'un projet particulier, ou bien uniquement les tâches du projet (pas les événements) etc.

Le champs "Format des éléments exportés" est utile pour les tâches:

  • vous pouvez exporter uniquement la date de début de la tâche, ce qui aura pour effet d'afficher dans votre application d'agenda le début de chaque tâche.
    Par exemple, si une tâche "Rédaction du rapport client" est planifiée du 4 janvier au 11 janvier, elle apparaîtra dans votre calendrier uniquement au 4 janvier.
  • vous pouvez exporter uniquement la date de fin de la tâche.
    Par exemple, la tâche "Rédaction du rapport client" du 4 janvier au 11 janvier apparaîtra dans votre calendrier uniquement le 11 janvier.
  • vous pouvez exporter à la fois la date de début et la date de fin de la tâche.
    La tâche "Rédaction du rapport client" du 4 janvier au 11 janvier apparaîtra dans votre calendrier comme une tâche sur plusieurs jours, elle commencera le 4 janvier et finira le 11 janvier.

Une fois votre lien créé, vous pouvez le copier/coller et l'insérer dans votre application de calendrier.

Vous pouvez également à tout moment modifier un lien calendrier, et le désactiver (ou le supprimer).

Partage du lien calendrier

Le lien calendrier contient des informations sur vos tâches (et/ou celles de vos collaborateurs).

Vous pouvez le transmettre à une autre personne, qui pourra visualiser également les tâches et événements dans son application d'agenda.

Afin d'éviter que ce lien ne soit pas partagé par accident avec quelqu'un qui n'est pas censé voir ces éléments, nous vous conseillons de faire très attention lorsque vous le transmettez à une autre personne, et de bien lui indiquer de ne pas le retransmettre de son côté.

N'oubliez pas: il vous à tout moment possible de désactiver un lien, ou de le supprimer. Vous pourrez en créer un autre si besoin.

Abonnement aux liens calendrier depuis votre application d'agenda

Les mises à jour dans votre application d'agenda dépendent de l'application d'agenda elle-même.
Planzone n'a aucun contrôle sur ces mises à jour.

Sous Outlook, les fréquences de rafraîchissement des calendriers sont les mêmes que les récupérations de mail. Vous pouvez également demander le rafraîchissement manuellement en lançant une récupération de mail manuelle.

Sous Google Agenda, les calendriers sont rafraîchis entre 3 et 4 fois toutes les 24h. Il n'y a pas d'heure de rafraîchissement spécifique, c'est aléatoire.

Consulter la documentation ou le support de votre application d'agenda afin de connaître les spécificités pour telle ou telle logiciel d'agenda.

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